3 claves de productividad con enfoque en lo esencial

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En nuestro programa de Smartworking (teletrabajo) ponemos atención particularmente a 3 factores clave: la planificación, las emociones y la ejecución. 

Si bien estamos todos de acuerdo sobre cuán importante es la planificación, desafortunadamente en la mayoría de los casos, personas y organizaciones, fallan en este aspecto. 

La matriz de Eisenhower (también utilizada por Stephen Covey en el hábito “Primero lo Primero), nos recuerda la importancia de dedicar un tiempo especial a la planificación, la definición de prioridades y la identificación de lo verdaderamente importante para elevar nuestra productividad y la calidad de nuestros resultados. Sin embargo, la mayoría de nosotros quedamos atascados en el cuadrante de lo urgente e importante. Y los menos afortunados -en términos de productividad- se quedan enganchados en lo urgente pero no importante, o en lo no urgente y no importante. 

La persona que planifica puede vivir y trabajar en base a lo que él mismo diseña… y no en base a la culpa, el destino o la suerte. En lugar de tomar decisiones de forma reactiva, la persona de alto desempeño distingue deliberadamente las tareas vitales y esenciales de las triviales; elimina todo lo innecesario, y luego elimina los obstáculos para que las cosas esenciales puedan ejecutarse de manera fluida.

Esta forma de vivir y de trabajar requiere enfoque en nuestro propósito, mucha pasión y decisión, y fundamentalmente, la disciplina para determinar dónde se encuentra nuestro punto más alto de contribución, y luego asegurar la ejecución. Por lo general, hay muchos distractores conspirando para disminuir nuestra efectividad, nuestro bienestar y la productividad que nuestras organizaciones esperan y merecen. La primera distracción esta en nosotros mismos: los pensamientos y emociones que sabotean este ejercicio. Aquí encontramos a las emociones negativas, a las comparaciones, a la necesidad de reconocimiento, la necesidad de control y la falta de confianza en uno mismo. Por otro lado, entre los distractores externos encontramos las interrupciones, las redes sociales, las urgencias no planificadas (o anticipadas) y los medios de comunicación.  Hoy en día hay demasiadas opciones, demasiada información y demasiada presión social. 

Aquí le recomendamos tres pasos que de manera muy práctica le ayudarán a ser más productivo y feliz en el camino:

  1. EXPLORACIÓN Y PLANIFICACIÓN: primero lo primero 

Definir su propósito, su visión, misión y valores es esencial para la vida y para la empresa en la que labora. Si aun no lo ha hecho, le recomendamos hacer ejercicios de reflexión con preguntas como: “¿con qué me siento profundamente inspirado?”, “¿cuál es un talento particular que tengo?” y “cuál puede ser mi contribución?”. 

Explore, lea, pregunte, escuche, medite, piense… para discernir ¿qué es lo primero? ¿Qué es lo verdaderamente importante? 

Otras preguntas que pueden generar una importante reflexión: ¿Qué es lo que más me interesa en la actualidad -en este momento-?  ¿Cuáles son las diez cosas que más satisfacción me proporcionan actualmente?, ¿Qué me llena el espíritu?, Qué quiero tener (tangible e intangible) ?, Si tuviera tiempo y recursos ilimitados, ¿Qué elegiría hacer?

  1. INTELIGENCIA EMOCIONAL Y MINDSET DE CRECIMIENTO 

Si dedicó un espacio y un tiempo para la reflexión indicada en el paso 1, ¡enhorabuena! Sin embargo…  sepa que no basta con tener un propósito claro o determinar cuáles actividades y esfuerzos son los más importantes (y cuáles no generan contribución). También tiene que eliminar todo lo que es innecesario. Y, además de las actividades innecesarias, tiene que eliminar muy especialmente los pensamientos y emociones negativos que muchas veces conducen a la falta de disciplina para una ejecución exitosa. 

Elija sus pensamientos. Estos son el puente entre los hechos -la realidad- y lo que sentimos. Evidentemente no siempre tenemos control de nuestros pensamientos porque también intervienen nuestras creencias y paradigmas, así como nuestra intuición y nuestra imaginación. Sin embargo, haga todo lo que este en sus manos para evitar la repetición de pensamientos que no conducen a nada constructivo. Identifíquelos y reemplácelos por otros de carácter proactivo, que generen poder y estimulen la acción positiva. 

  1. DISCIPLINA Y EJECUCIÓN: ELIMINAR OBSTÁCULOS 

Una vez con el propósito claro, y después de descubrir qué actividades y esfuerzos hay que mantener y cuáles eliminar, necesita un sistema y unas condiciones que garanticen una ejecución fluida. 

  • En lugar de forzar la ejecución, defina un sistema para eliminar obstáculos y hacer lo que hay que hacer: establezca condiciones para un entorno que propicie la acción;
  • Defina tareas y actividades diarias (o por horas) con intención;
  • Elimine distracciones;
  • Enfóquese en la acción. Aunque sea pequeña y modesta. Lo más importante es HOY: qué estamos haciendo hoy que nos acerca a donde queremos estar mañana?
  • La acción es lo que convierte nuestro propósito en  significado y contribución. 
  • Celebre cada acción y refuerce su pasión: disciplina y consistencia. 

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