Autor: Sharon Manno, Presidente de la Escuela Europea de Gerencia
En los negocios, el presupuesto es una herramienta esencial para el éxito financiero. Se trata de contar con plan detallado que establezca las metas financieras y una hoja de ruta clara para alcanzarlas. La mala contabilidad es la razón principal por la que muchas pequeñas empresas fracasan. En camio, la preparación adecuada de un presupuesto puede marcar la diferencia entre el crecimiento y la estabilidad financiera, o el estancamiento y los problemas económicos.
En la Escuela Europea de Gerencia hemos apoyado a muchas organizaciones y muchos departamentos financieros a asegurar que su prespuesto es gestionado de manera efectiva. Así que por aquí compartiremos los fundamentos clave para preparar y revisar tu presupuesto de manera efectiva. Desde el establecimiento de objetivos financieros realistas hasta la asignación de recursos adecuados, te guiaremos a través de los pasos necesarios para crear un presupuesto sólido y estratégico.
Descubrirás cómo evaluar los ingresos y gastos pasados, proyectar los futuros, y ajustar tu presupuesto para responder a los cambios del entorno empresarial. Además, exploraremos algunas prácticas recomendadas para la gestión del presupuesto, incluyendo el monitoreo regular, la flexibilidad y la comunicación transparente dentro de tu organización.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un plan financiero detallado que estima los ingresos y gastos futuros de una empresa durante un período específico. El objetivo principal de un presupuesto es establecer metas y objetivos financieros realistas, al tiempo que se monitorea y se controla el desempeño financiero de la empresa.
El experto en liderazgo John C. Maxwell lo resume: “Un presupuesto es decirle a su dinero a dónde ir en lugar de preguntarse a dónde fue”.
¿Por qué es fundamental contar con un presupuesto?
Según informes publicados por el Banco Mundial y por el BID, aproximadamente el 70% de las PYMES en América Latina y el Caribe no sobreviven más allá de los primeros cinco años de operación. Las estadísticas de fracaso sin duda varían significativamente entre los diferentes países de la región, pero en términos generales, solo alrededor del 50% logra sobrevivir hasta los cinco años.
Con una planificación adecuada, una gestión sólida y la adopción de las mejores prácticas empresariales, las posibilidades de éxito y crecimiento de tu organización aumentan
¿Las principales razones por las que muchas empresas no sobreviven? No comenzaron con suficiente dinero en el banco, no cumplieron con sus proyecciones de ingresos, no pagaron sus impuestos o la nómina, y tuvieron dificultades con el flujo de caja.
Los principios fundamentales:
- Llevar un control del flujo de caja;
- Llevar un control de gastos, asegurando eficiencia;
- Identificar acciones para aumentar ingresos;
- Llevar un presupuesto que permita tomar decisiones y hacer ajustes cuando sea necesario.
A continuación, nuestras recomendaciones para la gestión presupuestaria:
1. Tenga una herramienta práctica y funcional para guardar su presupuesto
Su organización requiere de un instrumento o aplicación para la gestión presupuestaria. Los aspectos contables y fiscales deben estar en manos de expertos (propios o tercerizados) pero Ud. como líder tiene que contar con la claridad y la precisión respecto a ganancias y pérdidas. Los estados contables y declaraciones fiscales son una forma de mirar los indicadores “históricos”. Para mirar y construir el futuro, será esencial contar también con presupuesto comercial para mirar hacia adelante con indicadores “predictivos”.
2. Ingresos planificados o “esperados”
Su presupuesto le permitirá predecir los ingresos y los gastos notar si hay o no “rentabilidad”. Sus ingresos son el dinero que gana al vender sus productos o servicios.
Si su organización ha estado generando ingresos en los últimos años, determine, a través de los estados de cuenta cuál puede ser la ganancia esperada para los próximos meses y años.
3. Gastos proyectados o “esperados”
La mejor forma de mejorar la rentabilidad es reduciendo sus gastos. No siempre los líderes visualizan con claridad todas las áreas en las que hay gastos innecesarios, o no eficientes. Piense en todos los gastos de su departamento o de su organización. Aquí hay una lista de gastos comunes para comenzar:
- Alquiler de local
- Costo de bienes/inventario
- Equipos de computación, softwares, aplicaciones
- Servicios de luz, agua, gas, etc
- Servicios telefónicos y de comunicación
- Suscripciones mensuales y anuales (revistas, música, etc)
- Costos de marketing y publicidad
- Material de oficina, papelería, impresión
- Honorarios legales
- Mantenimiento y reparaciones
- Relaciones Públicas
- Gastos de transporte y combustible
- Seguros
- Nómina, beneficios e incentivos
- Responsabilidad social
4. Categorizar los gastos
Una vez que tenga su gran lista de gastos, es útil dividirla en categorías.
Una opción es agrupar sus gastos en estas tres categorías:
- Costos fijos: gastos regulares, indispensables para la operación. Se pueden pagar mensuales o anualmente. Ej: el alquiler, el seguro o las suscripciones.
- Gastos variables: Algunos gastos cambian de mes a mes, como los costos de los servicios (agua, luz, gas) o cuando se terceriza algún servicio.
- Gastos únicos: eventos únicos que no se repiten regularmente. Mire hacia adelante cada mes para ver si requerirá de un dinero adicional.
5. Calcule la rentabilidad
Aquí es donde comenzamos a hacer contabilidad. Analice los ingresos y gastos para que sepa a dónde fue su dinero y si tiene una pérdida o ganancia. Es su oportunidad de mirar hacia atrás en sus gastos para ver si alcanza los objetivos que estableció. Es ideal contar con indicadores clave para dar seguimiento a un objetivo. La metodología de los OKR o las Cuatro Claves de la Ejecución (ambos son programas que ofrece la EEG) pueden ayudarle a determinar exactamente cuánto está gastando y ganando en su negocio.
Tome sus ingresos brutos (la cantidad total de dinero que espera ganar este mes) y reste los costos que requiere asumir para vender bienes o servicios. Así encontrará su ganancia bruta.
Nos referimos a los costos directamente relacionados con la producción de su producto o servicio. No lo confunda o no incluya los costos indirectos u operativos, como el alquiler, las suscripciones de tecnología, los servicios o los gastos de marketing.
Ingresos brutos – costos de los bienes y servicios vendidos = Beneficio o ganancia bruta
6. Identifique sus ganancias netas
Ahora está listo para encontrar su ganancia neta, o lo que se conoce como el resultado final. Sume el resto de sus próximos gastos del mes y reste ese número de su ganancia bruta para encontrar su ganancia neta.
Ingresos brutos – costos de los bienes y servicios vendidos = Beneficio o ganancia bruta
Beneficio/ ganancia bruta – Gastos operación = beneficio o ingresos netos.
Su ganancia neta es el dinero que su organización realmente gana al final del mes. Dependiendo de los gastos de operación que haya incluido, todavía no tiene los ingresos “netos” reales de su organización. Es posible que requiera algunos pasos adicionales:
7. Ingresos netos “netos”
¿Calculó los impuestos? Las obligaciones tributarias cambian de país a país. Incluso, de negocio a negocio. Algunos sectores podrían tener exenciones específicas y es importante estar bien asesorado al respecto. En términos generales, una buena regla general es reservar el 25% de su ganancia neta para impuestos. Podría ser más o menos, dependiendo del régimen fiscal.
¿Dispuso para un fondo de emergencia?: Un fondo de emergencia es esencial para administrar un negocio exitoso. Ahorre el equivalente de tres a seis meses de gastos operativos para su fondo de emergencia. Para hacer esto, tendrás que comenzar a ahorrar.
¿Tuvo en cuenta próximos gastos y posible reinversión?: Se trata de otro tipo de ahorro, pero con un propósito más específico. Si sabe que más adelante tendrá un evento o un gasto no común, reserve dinero en los meses previos a ese evento o gasto. Fuera del posible endeudamiento, una forma de crecer es designar un dinero específico para inversiones, lanzamientos, eventos y actividades de promoción.
8. Monitoreo y ajuste
Con el presupuesto listo sólo queda un hábito importante: monitorear la ejecución. Revisar y hacer ajustes es esencial para la toma de decisiones efectiva. Asegúrese de tener controles o indicadores de gestión. Realice los ajustes que considere necesarios. Sólo el monitoreo y los ajustes le darán mayor conocimiento y experiencia para apoyarse en este importante instrumento financiero.
Si está buscando un programa que lo guíe a través de todo lo relacionado con los negocios, incluido el presupuesto y su desarrollo como líder, solicite y consulte nuestro Programa General de Aprendizaje del Advanced MBA de la EEG: será una guía práctica para obtener todo lo que siempre ha querido saber sobre cómo desarrollarse como líder y hacer crecer a su organización.
